پلمپ دفاتر قانونی از جمله اقدامات مهمی است که همه صاحبان کسب و کارها باید انجام دهند. هدف از این کار شفاف سازی درامدها است. بعد از این که شرکت به ثبت می رسد دفاتری تهیه می شود که در ان ها هزینه، مخارج و درآمدهای شرکت ثبت می شود. دفاتر تجاری اهمیت و سندیت بالایی دارند و به همین دلیل قانون گذار روی ان ها تاکیر کرده است.
منظور از پلمپ دفاتر چیست؟
قبل از این که هیچ مطلبی داخل این دفاتر نوشته شود توسط اداره ثبت پلمپ می شود. این دفاتر شامل دفتر روزنامه، دفتر دارایی، دفتر کل و دفتر اندیکس ( کپیه) است. دفاتر پلمپ باعث می شود از تقلب جلوگیری شود. قبل از این که هیچ اطلاعاتی درون این دفاتر وارد نمایید، دفاترتوسط اداره ثبت امضاء می گردد.
چه دفاتری نیاز به پلمپ دفاتر دارند؟
تممی دفترهایی که در مورد آن ها صحبت کردیم به جز دفتر کپیه ابتدا پلمپ شده و سپس مورد استفاده قرار می گیرند. دفتر کپیه نیازی به امضای نماینده اداره ثبت ندارد و اوراق آن نمره ترتیبی دارد.
کاربرد دفاتر پلمپ
دفاتر پلمپ کاربردهای زیادی دارند یا می توان گفت پیش نیاز بسیاری از فعالیت ها هستند.
اخذ کارت بازرگانی
اگر بخواهید در زمینه واردات و صادرات فعالیت کنید باید کارت بازرگانی داشه باشید. شرکت های فعال در این زمینه حتما باید برای پلمپ دفاتر خود اقدام کنند.
تسلیم اظهارنامه مالیاتی
هنگامی که می خواهید اظهارنامه مالیاتی تحویل دهید باید دفاترتان را پلمپ کرده باشید. دقت کنید که خودداری از انجام این کار باعث می شود جریمه شوید.
اهمیت تکمیل و نگه داری دفاتر قانونی
بر اساس آن چه قانون تجارت تعیین کرده است بایستی تمامی معاملات، صادرات و واردات در صفحات مشخص و به صورت دقیق نوشته شود.
دقت کنید که این دفاتر اهمیت بالایی دارند و نمی توانید فضای خالی اضافه بگذارید یا در حاشیه و بین سطرها چیزی بنویسید. از نظر آسیب دیدن هم شما مسئول مراقبت از دفاتر هستید. سخت گیری اعمال شده در مورد این دفاتر به این دلیل است که از تقلب جلوگیری شود. احتمال دارد که گاهی اوقات در تکمیل اطلاعات اشتباه کنید در این صورت باید در یک صفحه جداگانه به صورت کامل موضوع را توضیح دهید. در صورتی که مشخص شود دفاتر به صورت دقیق تکمیل نشده اند مسئولیت و عواقب آن با خود شما است.
زمان درخواست دفاتر قانونی
هر ساله در اسفند ماه افراد می توانند به عنوان اخرین فرصت برای دریافت دفاتر قانونی سال مالی بعدی اقدام کنند. پیش از این که سال مالی جاری تمام شود باید برای دفاتر سال بعدی درخواست دهید. دقت کنید که شرکت هایی که حتی هنوز فعالیت شان را شروع نکرده اند هم باید برای دفاتر قانونی اقام کنند.
حفظ دفاتر قانونی
نباید فکر کنید که پس از پایان هر سال مالی دیگر نیازی به دفاتر ان سال ندارید. شما موظف هستید تمامی دفاتر خود را حداقل تا 10 سال نگه داری کنید. حتی در صورت منحل شدن شرکت باز هم باید این دفاتر برای مدت 10 سال نگه داری شوند.
چه کسانی موظف به پلمپ دفاتر هستند؟
بر اساس ان چه ماده 6 قانون تجارت می گوید همه کسب و کارها به جز کسبه خرد و جزء باید دفاتر قانونی داشته باشند. همه شرکت ها و موسسات ثبت شده باید این دفاتر را تکمیل نمایند. همان طور که گفتیم دلیل نامگذاری این دفاتر پلمپ شدن ان ها توسط اداره ثبت است. همه افراد حقیقی و حقوقی واجد شرایط برای تکمیل این دفاتر باید اقدام کنند. علاوه بر این افراد همه افرادی که فروش و یا ده برابر درامد ان ها بیش از 3 میلیارد تومان باشد (از سال 92 به بعد) موظف به پلمپ دفاتر هستند. در مورد پزشکان و وکلا این مبلغ بیش از یک و نیم میلیارد تومان در نظر گرفته می شود. اتحادیه های صنفی، احزاب و دیگر تشکل های قانونی هم موظف به پلمپ دفاتر هستند.
پلمپ دفاتر بدون توجه به میزان درآمد
برخی افراد بدون این که میزان درامدشان مهم باشد باید برای تکمیل دفاتر پلمپ اقدام کنند. این افراد عبارتند از:
- افرادی که کارت بازرگانی دارند.
- کسانی که کارخانه دار هستند یا از معادن بهره برداری می کنند.
- افرادی که صاحب هتل 3 ستاره یا بیشتر هستند.
- صاحبان صرافی ها
- افرادی که بیمارستان، کلینیک، زایشگاه و.. دارند.
- صاحبان فروشگاه های زنجیره ای که مجوز دارند.
چه مراحلی برای پلمپ دفاتر قانونی طی می شود؟
- ابتدا باید در سامانه ثبت شرکت ها درخواست خود را ثبت نمایید.
- سپس اطلاعاتی مانند شماره شناسنامه، کد پستی، تابعیت و.. را وارد کنید. دقت کنید که همه کارها از طریق پیامک به شما اطلاع داده می شود پس اطلاعات را با دقت تکمیل کنید.
- در این مرحله باید شروع سال و ماه مالی را وارد نمایید. این تاریخ بر اساس اساسنامه تعیین می گردد. تاریخ ثبت شخصیت حقوقی یا تاریخ درخواست پلمپ نمی تواند ملاک باشد. وقتی سال مالی را وارد کنید پایان سال توسط سیستم به شما اطلاع داده می شود. لازم است اطلاعات مربوط به آدرس محل دریافت دفاتر پلمپ شده را وارد کنید. اطلاعات شما تایید شده و شماره پیگیری دریافت می کنید.
- در این مرحله اطلاعات شخصی که اظهارنامه را تکمیل کرده وارد نمایید و سمت او را هم مشخص کنید. هم چنین وارد کردن اطلاعات یک نفر از هیات مدیره الزامی است.
- اطلاعات دیگر اعضای هیات مدیره را وارد نموده و سمت، مدت تصدی و وضعیت حق امضا را برای هر کدام از آن ها مشخص نمایید.
- یک فرم برای دفتر مورد تقاضا تکمیل می شود. در این فرم باید نوع دفتر، تعداد برگ ها و جلد را مشخص کنید. اطلاعات وارد شده را تایید نموده و به مرحله بعد بروید.
- وقتی تمامی اطلاعات را بارگذاری نمودید نوبت به دریافت اظهارنامه می رسد. شما باید اظهارنامه را به همراه دیگر مدارک لازم به اداره ثبت بفرستید. دفاتر پلمپ از طریق ادرسی که مشخص کرده اید برایتان ارسال می شود. شماره پیگیری و تاریخ تحویل مدارک به پست هم باید وارد شود.
- کارشناسان مدارک شما را برسی می کنند. اگر اطلاعات شما درست باشد می توانید هزینه های مربوطه را پرداخت کنید.
عواقب خوداری از پلمپ دفاتر
پلمپ دفاتر به اداره مالیات نشان می دهد که همه چیز شفاف است. در صورتی که به هر دلیلی پلمپ دفاتر را انجام ندهید جریمه خوایهد شد. این جریمه حدود 20 درصد مالیات است و می تواند هر ساله تغییر کند.
چه مدارکی برای پلمپ دفاتر قانونی لازم است؟
همان طور که گفتیم اشخاص حقیقی و حقوقی موظف به پلمپ دفاتر هستند. مدارک مورد نیاز برای هر کدام از این اشخاص متفاوت است. اشخاص حقیقی باید اصل اظهارنامه، تصویر کارت ملی متقاضی، تصویر پروانه کسب و مجوز فعالیت را ارائه دهند. در صورتی که برای انجام امور وکیل معرفی شود باید وکالتنامه هم ارائه دهید.
اگر شخص متقاضی یک شخص حقوقی است باید مدارک زیر را ارائه دهد:
اصل اظهارنامه با امضاء، کپی از روزنامه تاسیس و آخرین تغییرات ثبتی، تصویر کارت ملی مدیر عامل و هم چنین وکالتنامه (اصل یا تصویر) یا معرفی نامه برای اشخاص دولتی
پرداخت هزینه پلمپ دفاتر چگونه است؟
وقتی اظهارنامه پلمپ تکمیل شود و درخواست تان ثبت گردد بایستی به صورت اینترنتی هزینه های لازم را پرداخت کنید. تا 3 روز پس از تایید اظهارنامه زمان دارید که هزینه های لازم را پرداخت نمایید. دقت کنید که هزینه ها پس از تایید کارشناس پرداخت می شود.
